La gobernanza del plan estratégico se refiere al establecimiento y la implementación de los distintos mecanismos y herramientas que permitan realizar un seguimiento sistemático y abierto sobre el grado de su cumplimiento. Entre estos se incluyen tableros de indicadores, hitos y metas al igual que el desarrollo de estrategias para mitigar riesgos y lograr resultados, que permitan una medición efectiva sobre los cambios generados a partir de su ejecución. Como principal instrumento estratégico, sus avances formarán parte del proceso de rendición de cuentas institucional.

La metodología implementada para la formulación del plan (participativa, realista y constructiva), se mantiene a lo largo de su ejecución y forma parte su gobernanza, a través de procesos de consulta y participación periódica con grupos y sectores para discutir avances, restricciones y oportunidades. De esta manera, el seguimiento se hará tanto a lo interno de la propia institución como a lo externo, en busca de una comunicación y retroalimentación continua entre los involucrados a través de la utilización de mecanismos presenciales y virtuales.

En adición al seguimiento periódico a los proyectos que comprenden dicho plan, se prevé la realización de una evaluación de medio término. Se considera que en ese periodo de tiempo transcurrido (2.5 años) se deberán registrar avances notables en la gestión al igual que identificar cursos de acción requeridos para la consecución de los objetivos y metas pendientes a cumplir. Llegado la conclusión del periodo de ejecución, se realizará una evaluación final que presente los resultados obtenidos, al igual que los impactos generados por el mismo. En esencia, lo que se quiere es que el proceso de ejecución del presente plan sea un proceso “vivo”, como lo fue su proceso de construcción, manteniendo una cercanía de la gestión con la sociedad.

La gobernanza, aplicada a la ejecución del Plan Estratégico, requiere un análisis permanente de:

• Las interacciones de los sujetos intervinientes: Consejo del Poder Judicial, jueces y juezas, servidores/as judiciales administrativos/as y auxiliares de la justicia, los abogados y abogadas, fiscales, defensores públicos, grupos de interés de la sociedad civil y actores políticos.
• La convergencia de las condiciones necesarias para el cumplimiento de los objetivos del Plan Estratégico: recursos presupuestarios y humanos, consenso de los interesados, control de gestión.
• Los riesgos que pueden resultar de la ausencia o restricciones de alguna(s) de las condiciones necesarias para el cumplimiento de los objetivos: por ejemplo, recursos presupuestarios insuficientes, crisis de alto impacto social o larga duración, resistencia a determinadas transformaciones, dilaciones en la ejecución de productos clave para lograr la transformación, entre otros.

Principales riesgos asociados a los ejes estratégicos

Estos riesgos y/o supuestos se abordarán a través de un plan táctico que trazará el conjunto de estrategias para alcanzar los objetivos y el cumplimiento de cada línea de acción, considerando la preparación y liderazgo de los equipos responsables de encaminar las acciones relativas a los productos, así como los recursos presupuestales necesarios. El seguimiento a los avances en la ejecución del plan, a través de la rendición de cuentas, la participación de equipos estratégicos, los mecanismos de gestión permitirán mitigar a tiempo los referidos riesgos.

Rol de participación

Si bien el Plan Estratégico guía la programación operativa para la ejecución de los planes orientados al logro de los productos, no menos cierto es que las restricciones propias de ámbitos institucionales como el Poder Judicial, obligan a que su implementación tenga un espacio amplio de flexibilidad para adaptarse a los eventuales contextos y retos nacionales que surjan. Por esta razón, para tener la posibilidad de adaptar y complementar los objetivos y responder a necesidades particulares que se presenten, se establecerán grupos de trabajo tácticos que acompañen el seguimiento y monitoreo al cumplimiento del Plan, conforme a la agenda de priorización que se defina en las siguientes instancias, a saber:

• Un primer equipo estratégico o Mesa de Proyectos Prioritarios: será responsable del seguimiento a la ejecución de los proyectos que sean priorizados en el plan, con las atribuciones necesarias para validar la programación y resolver los problemas que se presenten y que escapan a la gestión de las direcciones responsables. Tendrá además la capacidad de impulsar la gestión institucional e interinstitucional, conforme a una rutina de seguimiento sistemático que permita atender los problemas e impulsar el avance de los hitos programados de forma oportuna.
• Esta Mesa de Proyectos Prioritarios deberá estar conformada por:  la Secretaría del Consejo del Poder Judicial, los asesores del Presidente, la Dirección General de Administración y Carrera Judicial, la Dirección General Técnica, la Dirección de Planificación y Proyectos y la Dirección de Comunicación Institucional, conforme al tipo de alerta o restricción de que se trate. La Mesa establecerá el mecanismo de información de avances para el centro del gobierno del Poder Judicial.
• Un segundo equipo táctico o Mesa de Proyectos Generales: dará el seguimiento al resto de los proyectos del plan que se deriven de mejoras o nuevos proyectos, por ámbito institucional.  Este equipo será responsable de apoyar la atención oportuna de las alertas y restricciones que enfrenta el responsable del plan, articulando los actores institucionales para dar respuesta a las mismas, y coordinar con los directores de los ámbitos responsables la vigilancia, acompañamiento e impulso a los hitos.
• Esta Mesa de Proyectos Generales deberá estar conformada por: el gestor del proyecto, el titular del ámbito responsable y las contrapartes institucionales, que deben apoyar e impulsar los hitos y la atención a las alertas y restricciones. La Mesa será responsable de presentar informes de avances al equipo de la Mesa de Productos Prioritarios.
• Un tercer equipo táctico serán los grupos focales o Mesa de jueces/juezas y servidores/as: responsable de analizar restricciones y cuellos de botella, pautas de dinamización de los procesos, unificar criterios, incorporar buenas prácticas y propuestas de solución a restricciones observadas en determinados procesos.
• Esta Mesa de jueces/juezas y servidores/as estará constituida por magistrados/as y personal de apoyo de los despachos judiciales de los distintos fueros e instancias.  La Mesa operará a nivel nacional, bajo la coordinación del Consejo del Poder Judicial.

Mecanismo de control de gestión: indicadores y metas del plan

Con el propósito de contar con un mecanismo de control de la gestión durante el próximo quinquenio, se estableció un conjunto de indicadores alineados a metas estratégicamente definidas y ajustadas a cada objetivo específico, que consideran los Objetivos de Desarrollo Sostenible 2030 y que durante la implementación del plan se establecerán de forma desagregada de acuerdo a cada producto y proyecto a ejecutarse.

Para el seguimiento y monitoreo del plan se han definido 36 indicadores y metas que harán cumplir la visión y misión establecidas:

• Para el eje “Justicia para Todos y Todas” se han definido 16 indicadores con los cuales se medirá la cantidad de interacciones en la prestación del servicio y de la incidencia en la mejora de los servicios, para alcanzar una justicia a la que puedan acceder todas las personas, con especial énfasis en la reducción de las barreras de acceso para los grupos en condición de vulnerabilidad.
• En el eje “Servicio Judicial Oportuno y Eficiente” se definieron 9 indicadores para medir la implementación de los mecanismos y plataformas tecnológicas, así como el nivel de avance en los registros digitales de actores del sistema, cantidad de casos registrados y la estandarización de procedimientos asociados a los servicios de los despachos judiciales.
• Finalmente, en el eje “Integridad para una Justicia Confiable” se definieron 9 indicadores que permitirán medir el estado de avance en la calidad de los servicios de jueces y juezas y servidores/as judiciales administrativos/as.